zur Funktionsweise
automatisierte Datenbereinigung
- Der Zeitraum lässt sich modulweise einstellen. Zur Auswahl stehen 3, 5 oder 10 Jahre.
- Die Datenbereinigung umfasst sämtliche im jeweiligen Modul existierenden Kundenbeziehungen.
- Die Datenbereinigung erfolgt vierteljährlich am 1. Sonntag im Quartal.
- Datensätze von Firmen werden gesondert aufbereitet und können nach Sichtprüfung zur Datenbereinigung freigegeben oder ausgeschlossen werden.
manuelle Anonymisierung
- Ist jederzeit durchführbar. Die Ausführung ist über die Kundenmaske oder Suche (Ausnahme KDB) möglich.
- Die Anonymisierung umfasst sämtliche im jeweiligen Modul existierenden Kundenbeziehungen.
- Im Bereich Anonymisierungsreport werden die durchgeführten Anonymisierungen dokumentiert.
- Datensätze von Firmen, die von der automatisierten Datenbereinigung ausgeschlossen sind, können bei Bedarf manuell anonymisiert werden.
- Statistisch relevante Daten fließen in den vorgehaltenen Statistiken bis zum Erreichen der endgültigen modulbezogenen Regeln zur Datenbereinigung weiterhin ein.
Beispiel: Anonymisierung von personenbezogenen Daten in der FMV
Hinweise
Die Anwendung ist unkompliziert und einfach zu handhaben.
Die Kunden sind solange in der KDB und anderen Modulen sichtbar, solange entsprechende Kundenbeziehungen existieren. Wurden alle Kundenbeziehungen entfernt, so ist der Kunde nicht weiter abrufbar.
Der integrierte Anonymisierungsreport bietet einen Überblick über die Anzahl der manuellen und automatisch durchgeführten Anonymisierungen. Die in diesem Datensatz angehängten Dokumente (Rechnungen, Teilnahmebestätigungen, Jahresquittungen usw.) stehen nach Anonymisierung noch zeitlich begrenzt zum Download bereit.
Zur automatisierte Datenbereinigung
- Zeiträume festlegen
Im Menüpunkt Einstellungen > Datenbereinigung können modulweise die Zeiträume der Datenbereinigung festgelegt werden.
- Für Ansprech- und Bezugspersonen gelten folgende Besonderheiten:
Ansprechpersonen für Firmen werden nicht automatisch bereinigt, solange eine Verknüpfung zu einer Firma existiert. Sobald die Verknüpfung nicht mehr besteht, gilt die Ansprechperson als regulärer Kunde und wird bei der nächsten automatischen Datenbereinigung berücksichtigt.
Bezugspersonen (gilt für Vormund/Betreuungsverein/Betreuer/Vormundschaftsgericht werden nicht automatisch bereinigt, solange eine Verknüpfung zu anderen Person existiert. Sobald die Verknüpfung nicht mehr besteht, wird die Bezugspersonen bei der nächsten automatischen Datenbereinigung berücksichtigt.
- Für Firmen gelten folgende Besonderheiten:
Datensätze von Firmen, die die Regel für die automatische Datenbereinigung erfüllen, jedoch noch mit Mitarbeitenden oder Ansprechpersonen verknüpft sind, werden gesondert im Bereich Anonymisierungsreport aufbereitet und können nach Sichtprüfung zur Datenbereinigung freigegeben oder ausgeschlossen werden. Die festgelegte Regelung wird bei der nächsten automatischen Datenbereinigung berücksichtigt.
- Kundendaten
Die bereinigten Daten der Kunden inkl. vorhandener Rechnungen, Teilnahmebestätigungen, Jahresquittungen usw. werden 60 Tage als Download zur Verfügung gestellt. 30 Tage vor der endgültigen Löschung dieser Dokumente erhält der Sachbearbeitende eine Erinnerung per Mail.
Die Daten werden als Zipp-Datei zur Verfügung gestellt. Bei mehreren Dateien wird automatisch eine Indexdatei eingefügt, die im Browser geöffnet werden kann.
Zur manuellen Anonymisierung
Diese Funktion ermöglicht, dass Kundendatensätze nicht weiter in einzelnen oder allen Modulen zum Aufruf bereitstehen. Statistisch relevante Daten fließen in den vorgehaltenen Statistiken weiterhin ein.
- Anonymisierung in der KDB
Wird ein Kunde aus dem Bereich der KDB heraus anonymisiert, so werden alle Kundenbeziehungen anonymisiert. Der Kunde ist somit weder in der KDB noch in den Modulen wie KTV, FMV usw. nach Durchführung der Anonymisierung in den Anwendungen aufrufbar. Die Anonymisierung in der KDB erfolgt ausschließlich einzeln über die Kundenmaske.
- Anonymisierung in der FMV, KTV, KiFam
Wird ein Kunde aus dem Bereich der FMV heraus anonymisiert, so werden FMV-relevante Kundenbeziehungen anonymisiert.
Wird ein Kunde aus dem Bereich der KTV heraus anonymisiert, so werden KTV-relevante Kundenbeziehungen anonymisiert. (analog KTV-KiFam und KTV-Schule)
Die Anonymisierung in der FMV, KTV, KiFam kann über die Mitglieder- bzw. Teilnehmermaske erfolgen. Zusätzlich steht die Funktion auch in der Suche zur Verfügung.
Hinweise zum Inhalt und Entpacken von Dokumenten
Sofern Dokumente vorhanden sind, werden diese in einer Zipp-Datei zum Download angeboten. Damit der Index mit den Verknüpfungen korrekt funktioniert, muss die Datei entpackt bzw. extrahiert werden.
Dateiordner der Gliederung > Auflistung der KundenIDs > Dateiordner des Kunden (letzten drei Stellen der ID)
Inhalt des Dateiordners des Kunden (wenn Inhalt vorhanden)
- Mmdocument: Auflistung Dokumente
- Relation: Kundenbeziehungsdokumente
- Index: Auslistung der Dokumente mit Sprungmarken
Dokumente zur Kundenbeziehung beziehen sich auf eine Kundenbeziehung.
Konto- und Vertragsdateien beziehen sich auf einen Kunden.
In beiden Fällen werden die Dokumente zum Download angeboten. Dokumente aus dem Bereich Konto- und Vertragsdateien werden allerdings in den ggf. verbleibenden Modulen weiterhin vorgehalten.